Definición de capacitación

Para poder tener un concepto claro sobre la capacitación, es necesario diferenciarlo del entrenamiento y el adiestramiento.

Entrenamiento y Adiestramiento: El primero responde a la preparación que se sigue para desempeñar una función. Mientras el segundo es el proceso mediante el cual se estimula al trabajador a incrementar sus conocimientos, destreza y habilidad.

Capacitación: es la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo del individuos en el desempeño de una actividad Se puedo señalar, entonces, que el concepto capacitación es mucho más abarcado

La capacitación en la actualidad representa para las unidades productivas uno de los medios más efectivos para asegurar la formación permanente de sus recursos humanos respecto a las funciones laborales que y deben desempeñar en el puesto de trabajo que ocupan.

Si bien es cierto que la capacitación no es el único camino por medio del cual se garantiza el correcto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como un instrumento que enseña, desarrolla sistemáticamente y coloca en circunstancias de competencia a cualquier persona.

Bajo este marco, la capacitación busca básicamente:     

• Promover el desarrollo integral del personal, y como consecuencia el desarrollo de la organización.     

• Propiciar y fortalecer el conocimiento técnico necesario para el mejor desempeño de las actividades laborales.

Con la finalidad de que los centros de trabajo identifiquen y apliquen los aspectos mínimos necesarios que deben ser considerados para emprender un proceso de capacitación organizado, que involucre como actividad natural del mismo el dar cumplimiento a las disposiciones legales que se establecen en la materia, las fases sugeridas son las siguientes: 

Beneficio de la Capacitación para las organizaciones.

Entre los beneficios que tiene la empresa con la capacitación se pueden enumerar los siguientes:

• Crear mejor imagen de la empresa
• Mejora la relación jefe subordinado
• Eleva la moral de la fuerza de trabajo
• Incrementa la productividad y la calidad en el trabajo.

Beneficio de la Capacitación para los trabajadores. 

Entre los beneficios que obtienen los colaboradores con la capacitación están:

• Elimina los temores de incompetencia
• Sube el nivel de satisfacción con el puesto
• Desarrolla un sentido de progreso

Análisis situacional de la organización

Al ser las organizaciones laborales entidades económicas destinadas a ofrecer al público usuario productos o bienes, y a obtener en algunos casos beneficio de ello, requieren para su correcto funcionamiento contar con una capacidad efectiva que les permita aprovechar los recursos de que disponen.

El éxito de todo centro de trabajo depende en gran parte de la correcta administración de los elementos y recursos con que cuentan.

De manera interna se integra por personas, recursos materiales, financieros, tecnológicos, etc., en donde cada uno de ellos desempeña una función específica, pero a la vez contribuyen a las funciones generales de la unidad ateniendo a un objetivo común; hacia afuera existen factores que afectan su que hacer, éstos se refieren a las condiciones sociales, económicas, culturales, educativas y físicas del contexto.

Considerar cada uno de los aspectos anotados, y muchos otros más, debe representar para toda organización el punto de partida en la definición de cualquier proyecto de trabajo que se emprenda.

La función de capacitación se inserta como parte integrante del acontecer cotidiano de las empresas y para cumplir con sus objetivos toma información del medio ambiente y del mismo centro de trabajo.

Por ello, es necesario que antes de tomar alguna decisión al respecto se lleve a cabo un estudio que permita identificar la situación real que en términos generales prevalece en el centro de trabajo.

El análisis situacional, en el esquema que aquí se presenta, constituye la primera fase del proceso de capacitación porque define el momento en que se establecen las bases de las actividad posteriores.

Por lo anterior, éste debe reflejar información sobre:

• Misión, objetivos y metas laborales
• Proceso productivo
• Estructura organizacional
• Funciones y líneas de autoridad
• Recursos disponibles
• Clientes y proveedores
• Fuerzas y debilidades

A partir del análisis que realice la empresa de los aspectos antes anotados, se obtendrá información de las dificultades que enfrentan las áreas que la componen.

Los puntos débiles o deficiencias encontradas deben ser cuidadosamente estudiadas a fin de establecer con claridad los problemas que pueden y deben ser resueltos con capacitación.

La capacitación al ser una actividad planeada contribuye a preparar y formar al recurso humano que requiere y labora actualmente en una empresa, por lo tanto no todos los problemas pueden ser satisfechas con la misma.

Cuando el diagnóstico de la empresa refleja problemas específicos en cuanto al desempeño laboral de los trabajadores referidos a la inducción, formación, actualización y desarrollo de sus funciones, éstos representan indicadores que guiarán el curso de las acciones de capacitación; por lo que representan la materia de la siguiente fase del proceso.

Diagnóstico de necesidades.

La determinación de necesidades de capacitación es la parte medular del proceso capacitador que permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de establecerlos objetivos y acciones a considerar en el plan.

Síntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitación son:

• Baja producción, normas de rendimiento, utilización de máquinas y equipos
• Aumento en la tasa de accidentes, rotación de personal, ausentismo, desperdicio.
• Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento.
• Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilización de máquinas y equipo.

La capacitación que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitación reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes.

Las características del diagnóstico de la empresa permite flexibilidad en su aplicación, ya que se puede realizar como una revisión periódica, semestral o anual buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales dependerán sustancialmente de la veracidad de la información.

Factores que provocan necesidades de capacitación

• Expansión de la empresa o ingreso de nuevo empleados
• Trabajadores transferidos o ascendidos
• Implantación o modificación de métodos y procesos de trabajo
• Actualización de tecnología, equipos, instalaciones y materiales de la empresa
• Producción y comercialización de nuevos productos o servicios

Los cambios que efectúe la empresa provocarán futuras necesidades de capacitación, a ésta se le reconoce como capacitación proactiva, ya que se adelanta a los problemas y trata de prever resultados que fortalecerán a la organización.

Sin embargo, independientemente del tipo de necesidad, momento y situación que la genera, los beneficios y resultados a obtener son, entre otros:

• Localización de necesidades reales a satisfacer
• Determinación de perfiles de puesto y/o actualización de los mismos.
• Identificación clara del universo a capacitar, número de trabajadores, áreas y puestos.
• Definición de objetivos y metas concretas factibles de alcanzar
• Estructuración de un programa de trabajo con tareas definida
• Determinación de los recursos que serán necesarios para la realización de las acciones que se programen

¿Cómo elaborar de un plan y programas de capacitación?

Constituida y registrada la comisión mixta, se procede a la estructuración del plan y programas de capacitación con base en los resultados obtenidos del diagnóstico de necesidades.

Constituyen en si el conjunto de acciones sistematizadas para orientar el proceso capacitador en un centro laboral o conjunto de ellos.

El plan permite tener una visión general acerca de lo que se desea realizar, por lo que considera

• Datos generales de la organización. Nombre, dirección, registro ante el IMSS y RFC, etc.
• Puestos de trabajo que involucra.
• Número de trabajadores que serán capacitados.
• Perlado de tiempo en que será desarrollado.
• Prioridades de atención
• Eventos a realizar.

Los programas como parte sustancial del plan son la descripción detallada de un conjunto de actividades de instrucción y aprendizaje tendientes a satisfacer las necesidades de capacitación de los trabajadores y que pueden estar constituidos por temas, sub-temas y/o módulos. 

Elementos de un programa. 

• Relación de eventos a impartir por puesto de trabajo.
• Objetivos terminales e intermedios que especifiquen el cambio de conductas a modificar en los trabajadores
• Contenido temático del evento.
• Técnicas grupales e institucionales que facilitarán el proceso instrucción - aprendizaje.
• Los recursos didácticos que apoyarán y facilitarán la asimilación de conocimientos a los participantes.
• Recursos financieros y materiales requeridos para efectuar las acciones.   Duración total en horas de cada uno de los eventos que se programen.  El instructor y/o institución capacitadora responsable de los eventos previstos.

Modalidades para impartir capacitación.

Elaborados el plan y programas de capacitación, el siguiente paso es llevarlos a la práctica; es decir, operar las acciones de capacitación. Para ello se deben prever algunos aspectos antes, durante y después de la realización de los eventos.1.

Seleccionar la modalidad de capacitación más adecuada:

CURSO

• Evento de capacitación formal.
• Desarrolla la adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes.
• Puede combinar la teoría y la práctica.
• Su duración depende del tiempo disponible y contenidos, en promedio 20 horas.
• Se emplea cuando se desea involucrar al trabajador en actividades más teóricas.

 TALLER    

• Evento de capacitación que desarrolla temas vinculados a la práctica.
• Es de corta duración (menor de 12 horas)

SEMINARIO

• Tiene como objetivo la investigación o estudio de temas.
• Los participantes fungen como investigadores.
• Se conforman por grupos de discusión y análisis de temas.
• Su duración es corta (2 a 4 horas diarias aproximadamente).
• Se utiliza para tener un conocimiento más profundo de determinados temas y/o situaciones.

CONFERENCIA

        Su finalidades proporcionar información, datos,. temas, etc.

        El ponente debe ser un experto que explique, ilustre, etc.

        Su duración es relativa, depende de la prolongación de las sesiones.

        Se lleva a cabo principalmente para capacitar a personal de nivel directivo y cuando se dispone de poco tiempo para el desarrollo de un tópico o grupo de ellos.

Los requisitos para su conformación son:

Revisar el programa de capacitación a fin e determinar con claridad los objetivos generales, particulares y específicos.

Análisis del contenido.

Se revisan los temas y sub-temas para establecer el manejo, orientación y metodología de instrucción.

• Selección, ordenamiento de actividades y técnicas de instrucción
• Asignación de tiempos (del instructor y participantes).
• Selección de recursos y materiales didácticos a emplear por evento.

Agentes capacitadores.

Otro elemento importante a considerar para la operación de las acciones se refiere al papel de los agentes capacitadores, pues de ellos depende en gran medida los resultados que se obtengan de los eventos, son una parte a considerar en la planeación de los mismos y en las sesiones de instrucción así como un factor sustancial en la presentación del plan y programas de capacitación.

Existen diferentes tipos de agentes capacitadores de acuerdo a sus características y funciones así como por lo establecido en los artículos que determinan su fundamentación jurídica.

Recursos didácticos. 

• Grabación (disco y cintas)
• No proyectable: Pizarrón, carteles, rotafolio, modelos, libros, maquinaria y equipo.
• Proyectable: Transparencias, acetatos, proyección de cuerpos opacos, cañon con ppt
• Películas en cine y videotape, televisión, transparencias unidas a un guión grabado.

Criterios para seleccionar los recursos didácticos.

§      Analice los objetivos para definir el área de dominio (cognoscitivo, afectivo, psicomotriz) que se trabajará.

§      Considere la madurez, interés y aptitud del grupo para evitar el uso de recursos infantiles, complicados y confusos.

§    Identifique las ventajas y limitaciones de cada uno de los recursos que se pretende elegir y opte por el que proporcione mayores ventajas.

§   Al elegir un recurso se debe pensar en mantener un equilibrio, con ello se evitará el abuso de uno solo, que puede provocar aburrimiento.

§   Considere la actividad particular de instrucción, porque a pesar de que un recurso satisfaga los requerimientos para su utilización, puede no ser adecuado para un tema específico.

§  Identifique el dominio que tenga deltema y la habilidad como instructor para manejar los recursos.

§   Observe las instalaciones en donde sellevará a cabo la capacitación: la visibilidad, acústica, iluminación, ventilación, amplitud y recursos con que cuenta la empresa.

Realización del evento.

Una vez seleccionados a los agentes capacitadores a través de los cuales se llevará a cabo el desarrollo de los eventos, es necesario considerar las fases correspondientes a la ejecución de los mismos.

La realización de cualquier evento comprende los pasos siguientes:

Preparación

Se refiere a la organización que debe existir para el desarrollo adecuado de un evento, coordinando las características de los siguientes aspectos:

    De los participantes:

        Area ocupacional a la que pertenecen

        Nivel que ocupan

        Puesto que desempeñan

        Edad

        Escolaridad

        Horario de trabajo

    Del evento:

        Nombre del curso, taller,conferencia, seminario, etc.

        Nombre del instructor

        Objetivos

        Fecha de realización

        Horario

    Del ambiente:

       

• Selección de aulas
• Condiciones materiales e higiénicas
• Visibilidad, acústica, ventilación, etc.
• Servicios complementarios: cafetería, materiales, servicios, etc.

Ejecución.

Es la realización propiamente dicha de los eventos de capacitación, en ese momento se deben considerar:

• La intervención y desempeño de los agentes capacitadotes
• Ratificación de los coordinadores.
• Asistencia de los participantes.
• Optimo funcionamiento de las instalaciones.
• Desarrollo de los cursos, módulos, talleres, etc.
• Cumplimiento permanente de los objetivos

Evaluación del proceso de capacitación

Proceso que permite estimar el logro de los objetivos propuestos y retroalimentar el proceso.

Evaluación de las acciones.

Concluida la fase de operación y con el propósito de tener conocimiento preciso de los resultados logrados con relación a lo planeado, es necesario llevar a cabo un trabajo de evaluación para obtener información útil para analizar los cambios de conducta logrados en los capacitados, su desempeño en el área de trabajo, juzgar alternativas y tomar decisiones acerca de los diferentes elementos que intervinieron en el proceso.

Para obtener datos objetivos y completos de esta etapa, es conveniente que se realice en tres momentos

Evaluación diagnóstica.

Se efectúa al inicio del proceso y parte de los resultados que arroja el diagnóstico de necesidades, de las propuestas establecidas en el plan y programas, ejecución de las acciones, así como de los conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que requiere.

Esta evaluación permite analizar la situación actual de la organización, losfines que busca lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a la función de capacitación con referencia al que hacer global del centro de trabajo.

Evaluación intermedia.

Se realiza durante el proceso con el objeto de localizar deficiencias cuando aún se está en posibilidad de subsanarlas, intenta poner de manifiesto los puntos débiles y errores cometidos de tal forma que sean corregidos, aclarados o resueltos.

Evaluación sumaria.

Se enfoca a los logros obtenidos como resultado de las actividades efectuadas a fin de establecer parámetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo.

En este momento es cuando se analiza la efectividad y funcionalidad de las acciones emprendidas a fin de reprogramar nuevas tareas.

Constancias de habilidades laborales.

Para acreditar y avatar las acciones de capacitación, deben expedirse constancias de habilidades laborales que se otorgarán a los participantes una vez concluida su formación integral.

Tienen un carácter terminal, entendiéndose por ello que las actividades de enseñanza – aprendizaje aprobadas por el trabajador, deben abarcar todos los aspectos que le permitan el mejor desempeño especifico dentro de la empresa o centro de trabajo en que tal documento se expida y de conformidad con el programa que para dicho puesto se estableció en el plan.

Seguimiento del proceso.

Como parte del proceso evaluador de las acciones se considera necesario llevar a cabo el seguimiento, el cual implica conocer los resultados y su repercusión en el ambiente de la organización.

El seguimiento es un proceso integral, dinámico y participativo enfocado a la obtención de información para la toma de decisiones en cuanto a la planeación de las acciones y su retroalimentación, la ubicación, desempeño y desarrollo profesional del capacitando para determinar si su formación fue la requerida, o no y por qué.

Los aspectos a considerar en el seguimiento serán aquellos que tienen que ver con los recursos humanos, materiales y financieros utilizados durante la realización de las acciones.  

La obtención de información significativa para una nueva planeación y operación de las acciones de la capacitación se obtiene utilizando diferentes instrumentos tales como el cuestionario, mediante el cual el personal capacitado proporciona datos acerca de los aspectos que intervinieron en su formación y la forma en cómo estos están siendo aplicados en la práctica laboral cotidiana (organización, efectividad, evaluación, intereses, experiencias adquiridas durante el curso, etc.).

Los resultados que se obtienen del seguimiento son:

• Analizar el desempeño profesional del personal capacitado.
• Comparar el desempeño del personal capacitado con el no capacitado.
• Orientar la planeación de las acciones para su mejor operación.
• Valorar las capacidades de las entidades responsables del programa (recursos humanos y materiales).
• Identificar necesidades no satisfechas, condiciones actuales y deseadas.
• Determinar los objetivos y metas a cubrir en la empresa

Modelo de planeación estratégica  de capacitación.

No se puede hablar de un solo medio de planeación estratégica de capacitación que sea aplicable y exitoso para todas las empresas, ya que es necesario elaborar un modelo enparticular a cada caso, ya que éste depende de muchas variables , como por ejemplo:

Si la empresa sabe a dónde quiere llegar, cuenta con un plan global, los directivos cuentan con autoridad e injerencia en la empresa, la organización reconoce los logros de la capacitación y la impulsa, el tamaño, estructura, presupuesto y recursos que tiene la organización y lo que está dispuesto a invertir en cada unidad, etc.

Sin embargo, se plantea, a continuación, un modelo base de la planeación estratégica de capacitación que puede servir de guía para desarrollar un esquema diseñado particularmente a las necesidades y posibilidades de la organización.

Procedimiento

• Análisis del plan estratégico global

a)   Definición de la compañía que se quiere ser

b)   Determinación de situación actual

c)   Debilidades y oportunidades

d)   Peligros y potencialidades

e)   Recursos

• Definir si la capacitación va a ser una estrategia importante o incluso indispensable en la planeación estratégica global.        

a)   ¿Por qué?

b)   ¿Cuáles serán los apoyos?

c)   ¿Cómo la incorporan?

d)   ¿Quién o quiénes serán los responsables?

• Analizar a los clientes de la capacitación

        ¿Quiénes son?

¿Cómo deben ser clasificados?

¿Por qué serán usuarios de la capacitación?

¿Mejorarán su desempeño?

¿Cómo?

¿A qué áreas o segmentos de la empresa se da atención?

¿Es correcto o debe cambiarse esta situación 

• Analizar a la empresa

a) Sus tendencias

b) Estándares de calidad-productividad y estadísticas

c) Competencia

d) Requerimiento para el desarrollo de potencial humano

• ¿A dónde quiere llegar la capacitación?

a) ¿Cuáles son las oportunidades y peligros para la capacitación? 

b) ¿Cuáles sus potencialidades?

c)   Evaluación y selección de alternativas estratégicas para lograr las metas.

d)   Desarrollo de objetivos a largo plazo.

•  ¿Puede llegar hasta ahí? 

a)   Requerimientos de personal para implantar un proceso capacitador.

b)   Requerimientos de instalaciones, recursos financieros, etc.

c)   Relación entre metas y estrategias con base en el interés de la alta dirección en la capacitación y por lo tanto del apoyo y visualización de la misma, así como del análisis situacional de la empresa y de la capacitación. 

• ¿Qué decisiones deben tomarse para lograr lo esperado? 

a)   Preparar planes detallados para implantar estrategias a través de los mecanismos adecuados: sistema integral de capacitación.

b)   Desarrollar planes de contingencia; traducir los planes en presupuestos.

c)   Decisiones y acciones a corto y mediano plazo en cuanto a organización, personal, etc.

• Establecer objetivos estratégicos de capacitación

a)   De los objetivos estratégicos de la empresa se desprenden los objetivos estratégicos de capacitación.

• Elaborar las estrategias de la planeación estratégica de capacitación

a)  Definir como se lograrán los objetivos estratégicos de capacitación.

b) Identificar y conocer a los clientes de capacitación: áreas claves, puestos, prioridad de atención.

c) Estos aspectos deberán unirse y organizarse a través de uno o varios planes orientadores.

d) También aquí se debe establecer cómo y cuándo se revisará y evaluará la planeación estratégica de capacitación. 

• Revisión periódica 

a)   Puede realizarse semestral o anualmente.

b)   Se puede llevar a cabo en un tiempo menor cuando sea por primera vez, siempre que se haya decidido el tiempo para disponer de información y resultados a evaluar. 

• Evaluación permanente de la planeación estratégica de capacitación. Y de la planeación operativa de la capacitación.

a)   Auditar resultados y avances conforme a lo planeada

Carlos Alberto Lestón

http://fuegonetargentina.blogspot.com.ar